法律援助案件办结后及时办理结案归档手续是保证法律援助案件质量的重要手段。根据我局“关于加强法律援助案件质量检查工作”的精神要求，南海区法律援助处及时制定了法律援助案件质量检查方案，并召开专题处务会议进行了周密部署，从去年以来，采取逐个跟踪、落实排查的方式，由区法律援助处牵头，对各工作站、各律师所于2002年至2008年间承办的法律援助案件进行案件质量大检查，重点是对未办理结案归档手续的案件实行案件检查跟踪，清理积案，完善归档手续。现将法律援助案件质量检查情况通报如下：

    一、法律援助案件检查概况

    （一）2002年至2008年间共受理案件3881件，至2009年4月30止已经办结归档案件3711件，无论是自办案件，还是指派案件，大部分都能做到案件承办完毕及时到区法援处办理结案归档手续，由区法援处装订卷宗材料并归档。每卷封面均标明案由、承办律师、受理机关等基本情况；卷内材料按规定的卷宗目录顺序排列，每页编有页码；民事法律援助案卷有援助申请表及其他办案材料，刑事援助案件卷内有法院指定辩护函及其他材料；卷底均附法律援助结案报告表并认真填写；卷宗装订较为整齐、规范。装订完毕后，由档案管理人员及时登记、编写档案号、入档保存。

    （二）经对2002年至2008年间指派的法律援助案件进行清理检查跟踪，发现尚有170件案件未办理结案归档。对此经区法律援助处进一步的逐个跟踪落实，追缴结案，至2009年9月30日止，有82件案件已办理结案归档，余下的88件案件卷宗或遗失案件档案而无法结案，或有关材料虽已交回区法律援助处，但由于主观或客观原因，未能按规定和要求办理结案归档手续，或已办结案件而未交回法律援助处结案。现把未能按规定办理结案归档手续的案件情况予以通报。

    二、检查出存在的问题

    虽然区法律援助处一直把法律援助案件质量作为法律援助工作的重中之重，各工作站、各律师所也认真落实执行有关制度，但是在检查过程中，依然发现大量的问题，具体表现在：

    （一）少数案件档案遗失导致无法结案归档。一是部分承办人在办理过程中遗失整个案件档案，如2005民232号、2002民254号案件，经查承办人无法找回法援案卷材料，且法院无立案审理纪录，现未能结案。二是承办人在办理过程中遗失部分案件档案，经补救措施后仍未能符合结案要求：如2005民306号、2006民167号、2002民258号，经查承办人已办该案，但部分遗失法援案卷材料（涉及法援审批资料、法援处出具的有关证明、律师承办案卷等），法院有立案办理纪录，已办理或部分执行完毕，后经法援处向法院复制该案法院卷宗，仍缺失律师承办案卷，现无法结案。三是承办人在办理过程中遗失部分案件档案，经补救措施后基本符合结案要求：如2005刑192号、2004民260号、2006民176号，经查承办人已办结该案，法院有立案审理纪录，已办理或部分执行完毕，但法援案卷宗材料遗失（涉及法援审批资料、法援处出具的有关证明、律师承办案卷等），后法援处或承办人向法院复制该案卷宗及补充有关资料，待结案。四是联络员从法援处签收法援案件后交由承办人办理，但缺乏交接手续，时间一长，无从查实何人承办该案，导致此案档案完全遗失，更无从落实此案结案归档，如2006民031号。

    （二）部分案件缺乏终止法律援助的手续而无法结案。少数案件因申请人在申请援助后无法联系而使案件无法向法院立案起诉，同时未经当事人同意终止法律援助而无法办理结案归档。如：2004民268号、2004民338号、2003民251号、2007民344号。

    （三）执行案件缺乏有关法律文书而无法结案。未能办理结案归档的执行案件中，绝大部分是由于某种原因无法执行，而法院也不出具中止或终止执行裁定书，导致不符合结案要求而未能结案。

    （四）少数卷宗中的承办人办案笔录材料手写字体较潦草不整洁，有的卷宗没有代理词、辩护词、开庭笔录过于简单，流于形式。

    （五）少数卷宗中的结案报告填写过于简单，有的事项未填写。

    三、存在的问题分析及解决建议

    （一）对遗失或部分遗失档案资料的案件，经分析主要原因在于一是承办人缺乏充分的办案责任感和案件档案保管意识，没有按有关规定和要求及时办理结案手续，导致时间一久，档案容易遗失。二是法援案件承办单位（所、站）及该单位的法律援助联络员没有管理和监督到位，及时跟进获指派的法律援助案件办理情况，协助承办人及时对已办结的案件进行结案归档。同时在承办人和法援联络员调离承办单位时，没有及时将其承办的法援案件档案或跟进的法援资料与承办单位（所、站）进行交接，导致案随人走，一旦承办单位（所、站）无法联系当年的承办人或联络员，则无法找回该案档案而无法结案。三是法援处相关人员监管不到位，没有及时解决处理，拖至今日。

    针对以上情况，建议一要承办单位（所、站）、承办人、联络员树立办案责任感和案件档案保管意识，严格遵守《广东省法律援助事项结案文件材料归档办法》（粤司<2004>127号）第六条规定，法律援助人员在办结各种法律援助事项后，应当从结案之日起一个月内，到指派或安排的法律援助机构办理结案归档手续。二是在承办人和法援联络员调离承办单位时，要及时将其承办的法援案件档案或跟进的法援资料与承办单位（所、站）进行交接，确保承办单位对案件的管理完善，也便于向法援处办理结案归档。三是法援处已实行专人对指派案件进行案件跟踪制度，掌握办案进度，实行办案全过程跟踪，跟进承办人结案归档。四是法援处将每年定期专项清理久办未结案件，确保案件及时结案归档。

    （二）对部分案件缺乏终止法律援助的手续而无法结案的案件，经过分析，主要是少数案件因申请人在申请援助后无法联系或进一步提供可供起诉的证据而使案件无法向法院立案起诉，同时未经当事人同意终止法律援助而无法办理结案归档（如2004民268号、2004民338号），时间一久，甚至容易导致档案资料遗失（如2005民232号）。经过跟踪，办案人员对这类案件的案件联系方式多数限于申请人主动来访，或办案人员根据申请人的联系电话进行联系，一旦申请人没来访，或申请人的联系电话由于某种原因停机使用，就轻言无法联系办理。建议应做细致的工作，根据当事人的联系地址、身份证地址、经济状况证明出具单位等多种途径与申请人联系，确保该案能顺利办理。

    （三）对执行案件缺乏有关法律文书而无法结案的情况，经分析，未能办理结案归档的执行案件中，绝大部分是由于某种原因无法执行或部分执行，经向法院核实，法院已对该部分案件进行中止或终止执行并归档结案，但此类案件依据法院现行管理是不出具中止或终止执行裁定书，导致这部分法援执行案件不符合结案要求而未能结案。我法援处已多番与法院执行局沟通协调，但尚未寻找到一条妥善解决的方法。

    （四）对于少数卷宗中的承办人办案笔录材料手写字体较潦草不整洁，有的卷宗没有代理词、辩护词、开庭笔录、结案报告过于简单，流于形式，有些事项填写不齐的情况，经分析主要是承办人员的责任意识不强，或只注重办好案件而忽视案件档案的整理。因此建议思想上加强对承办工作人员的教育，认识法律援助案件承办质量是法律援助事业的生命线，提高大家“法律援助质量第一”的意识。法援处、承办单位要齐抓共管，要求承办人员所有的手写材料一定要字迹清晰、整洁，案件承办完毕要及时整理，并认真填写结案报告，确保案件档案完整、规范、整洁。