一、为加强环境监察档案管理，保证环境监察档案的完整与安全，更好地开发利用环境监察档案信息资源，根据国家环保总局、国家档案局《环境保护档案管理办法》，结合监察大队实际，制订本制度。
    二、环境监察档案是指环境监察机构在环境监察活动中直接形成的对环境管理有保存价值的各种文件、图表、声音等不同形式和载体的历史记录。
    三、监察大队各组（室）在监察职务中形成的各种文件材料，由经办组（室）整理、立卷、并移交档案人员集中管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。各组（室）应指定专人负责档案的收集、整理、立卷工作。
    四、根据国家和省、市对档案管理工作的要求，对环境监察的基础资料、监督检查资料纳入污染源档案内以备查阅。档案管理分环境档案、执法文书档案和一般文书档案：
（一）、环境监察档案管理制度
1、污染源档案采用一个企业建一档，内容包括：治理工程方案（含图件）、管网图、验收报告、日常监理现场记录、治理设备运行情况和受处罚、限期治理等；
2、环境监察工作中形成的具有保存价值的文件资料应定期归档；
3、环境监察资料及时登记、入档；
4、定期检查档案保存情况，发现破损和字迹不清的应及时修补、复制；
5、监察档案应账物相符，充分利用监察档案搞好环境管理工作；
6、监察人员查阅环境监察档案必须办理借阅手续；
7、非本大队人员查阅资料须经监察大队领导批准；
8、借阅档案资料应妥善保管以防遗失、损坏并注意保密；
9、需要摘抄、复制档案资料须经主管领导批准；
10、积极做好档案电脑储存工作，逐步实现档案管理电脑化。
（二）、执法文书使用管理制度
1、执法文书由专人负责保管；
2、领用盖有公章的执法文书须经主管领导批准并作好登记，用毕如数归档；
3、执法过程中填写的各种表格，应按规定填写，内容规范、准确，并有被检查单位代表签字；
4、发送执法文书须经主管所领导审核签发；
5、送达执法文书，须办理被执行单位签收回执。
（三）、一般文书档案管理制度
1、凡上级下达的文件、规定，均要做好登记和编号，送大队长批示后分送各室阅、办；
2、办理上级下发的文件要及时、认真，重要文件的处理意见应交所领导审阅，做好督促检查和催办工作，防止漏办和延误；
3、以大队名义起草上报的业务性、技术性文件和广东省《环境监察报告制度》规定的快报、季报、半年报、年报等经所领导签发、盖章，上报材料应及时归档；
4、文件要求须办理的文件，办理人员可借用并妥善保存，按规定时间办理，办理完毕应及时归档；
5、政策、法规、标准等法律性文件，除存档备查外，复印分送人手一份学习、执行；
6、外派参加会议人员凡有保存价值及要贯彻执行的会议材料，会后一周内应交所档案室存档，属全局性的材料应送局档案室存档；
7、对于没有保存价值的文件，在办结后于次年第一季度大队领导审批后，指定专人负责监督销毁。
    五、交接。各科室整理、装订好的案卷移交时，需填写移交清单，一式二份，经交接双方签字后双方各保留一份。
    六、档案管理由指定档案管理人员负责，配备必要的保管理设施。注意防火、防潮、防虫、防鼠、防污染，确保档案安全。对存放声、像、磁盘等特殊载体，应注意防磁。